Teambinding vanop afstand

 

Voor werken met virtuele teams en managen vanop afstand is er een andere aanpak nodig dan voor teams waarmee je samenzit. 

Er zijn nieuwe communicatiemethodes en -technieken nodig om het beste uit elkaar te halen, terwijl organisatie en persoonlijke prestaties verbeterd worden. 

Als u geen zicht heeft op uw werknemers, kan dat soms voor problemen zorgen in communicatie, samenwerking, het bouwen van relaties en het delen van kennis met uw team. Het idee van een verenigd team op afstand lijkt zichzelf daardoor tegen te spreken. Toch kan u met de volgende stappen uw team op afstand samen laten werken.
 

Wanneer u afstandswerkers managet, is het belangrijk om de beste communicatiemiddelen te hanteren, en frequent te communiceren. Met normale en inclusieve gesprekken kan u gemeenschappelijke doelstellingen meedelen en de vaardigheden van uw werknemers bepalen waarmee die doelstellingen worden bereikt. Zo zorgt u voor een sterkere teamgeest. 

E-mail kan een geweldige manier zijn om een bericht te versturen, zoals voor het delen van documenten, video’s en afbeeldingen naar een grote groep werknemers. Daarnaast werken sommige van uw werknemers misschien in een andere tijdzone, dus een telefoontje om drie uur ’s nachts kan vervelend zijn. 

Toch kan uitsluitend e-mail gebruiken voor een groot project gevaarlijk zijn. Zo kan er een oneindige e-mailketting gemaakt worden, mensen worden niet in CC gezet, gesprekken dwalen af en de gemeenschappelijke doelstelling raakt verloren. 

De manier om dit tegen te gaan is door geregeld een conference call in te plannen waarmee u een efficiënt realtimegesprek kan voeren met één duidelijk doel. Stuur op voorhand een memo en moedig iedereen aan om bij te dragen aan het gesprek zodat er niets verloren gaat. Hou het gesprek open en geef iedereen de kans om te spreken en updates te geven. Zo kan u een inclusief gesprek houden waarbij iedereen op dezelfde golflengte zit en geïnformeerd is. 
 

Probeer afwezigheden bij het gesprek te vermijden, want deze gesprekken zijn zoals uw groepsvergaderingen. Iedereen moet up-to-date zijn en zijn/haar zegje kunnen doen. Alleen zo blijven alle afstandswerkers op de hoogte van de gang van zaken en zijn ze deel van het team. 

Als het lastig is om een moment te vinden dat voor iedereen past, gebruik dan een automatische kalendersoftware voor e-mails of gebruik bijvoorbeeld Doodle. Hou bij het plannen van conference calls enige tijdverschillen in het achterhoofd, en leg de gesprekken zo dicht mogelijk bij de normale kantooruren vast. Als dit moeilijk is voor elk teamlid, werk dan met een rotatie om te zorgen dat voor elke werknemer het ideale moment wordt ingepland.
 

In een werkomgeving hebben teamleden veel kansen om professionele én persoonlijke relaties met elkaar op te bouwen, of het nu gaat over ideeën delen tijdens het werk of over bijkletsen over het weekend in de lift. Dit soort spontane interacties onder uw personeel kan werkrelaties bevorderen en werkgerelateerde communicatielijnen openstellen. Meer nog, ze kunnen je teams samenbrengen. 

Om teambinding vanop afstand te realiseren, is dit lastiger. Conference calls geven de kans om smalltalk aan te moedigen en relaties op te bouwen. Toch zijn conference calls niet in alle situaties mogelijk of nodig. 
 

Houd de communicatie gaande met een groepschat zoals Yammer om elke dag verwezenlijkingen te delen, vragen te stellen, en veranderingen in ons globale netwerk mee te delen. 
 

Tijdzones zijn niet de enige manier waarop uw afstandswerkers verschillen. Denk aan de sterktes en skills van uw team, en bevorder een cultuur waarin kennis gedeeld wordt. Het is niet omdat iedereen in een andere ruimte is dat één van uw werknemers geen webinar, podcast of pdf over zijn/haar specialisatie kan maken en delen. 

Zo wordt uw team verenigd en aangemoedigd om elkaars waarde en functie te appreciëren. Dit kan ook door publiekelijk de leden van uw team een compliment te geven wanneer dat toepasselijk is. 
 

In een meeting kan u lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen aflezen om de gemoedstoestand in te schatten en zo mogelijke conflicten, spanningen en problemen tussen teamleden op te merken en te verhelpen. Dit is niet mogelijk bij een audiogesprek, dus voorzie groepsessies via Skype waar mogelijk. 

Een videocall kan het probleem verminderen, maar lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen lezen blijft nog lastig, vooral met aspecten zoals camerakwaliteit en -hoek in het achterhoofd. Daarom moet u extra aandacht vestigen op stemmen – veranderingen in intonatie, toonhoogte of tempo – en zo mogelijke problemen in de kiem smoren. 

Kortom, een team op afstand verenigen vereist een bewuste en proactieve aanpak van de mogelijke obstakels binnen uw team. Deze barrières zijn bijvoorbeeld tijdzones en locaties, die kunnen leiden tot een gebrek aan communicatie en relaties tussen werknemers. 

Daarnaast moet u technologische oplossingen vinden voor deze problemen, zoals videocalls, berichtapps en kalenders, en terwijl opmerkzaam, inclusief en communicatief blijven. Zo kan u verwezenlijken wat eerst onmogelijk werd geacht: teambinding vanop afstand. 

 

Bekijk hier hoe u een team vanop afstand kan leiden of hoe u een sollicitatiegesprek afneemt bij kandidaten die enkel remote gaan werken.