Vijf verschillende types “secretaressen” en het belang van administratieve functies
We kunnen het vaak niet laten om een achterhaald beeld te hebben van wat secretaresses of administratieve bedienden doen. Koffie zetten, de telefoon opnemen en documenten kopiëren zijn slechts een klein onderdeel van het dagelijkse takenpakket van de moderne administratieve bediende. De rol van “de secretaresse” is zo geëvolueerd dat het woord 'secretaresse' zelf te algemeen (en niet inclusief) is geworden en vervangen door meer specifieke beroepstitels als 'personal assistant', 'office manager' of 'management assistant'. Hun administratieve en andere vaardigheden creëren een doeltreffende werkomgeving voor een gezond bedrijf. Secretaresses zijn vaak ook de eerste personen die klanten en bezoekers van een bedrijf ontmoeten. Daarom moeten ze een spontane persoonlijkheid hebben en heel klantvriendelijk zijn. Zij zijn het hart van elk bedrijf!
In dit artikel lichten we verschillende soorten administratieve en assistentfuncties in office professionalismen toe.
1. Office managers
Een office manager is verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken op een kantoor. Dat kan de receptie zijn, verschillende procedures uitwerken en het kantoorbudget beheren. In het algemeen is het hun taak om de goede werking van een bedrijf te ondersteunen. De meest geschikte personen voor deze functie zijn mensen die initiatief nemen, zijn goed georganiseerd en hebben een uitzonderlijk oog voor detail. Een office manager, ook bekend als office administrator, is de schakel tussen het management en de werknemers in een bedrijf. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan een office manager ook helpen bij de sollicitatieprocedure door interviews in te plannen, of bij financiële taken zoals het beheren van facturen.
2. Executive assistants en Personal assistants
Een executive assistant werkt rechtstreeks samen met een of meerdere leidinggevenden in een bedrijf. Zij beheren reisarrangementen, beantwoorden e-mails en telefoontjes, en bereiden vergaderingen voor door bijvoorbeeld documenten te verzamelen. Executive assistants zijn hoog opgeleid en hebben meestal al een aantal jaren ervaring in de administratieve sector. De taken op hun to do lijst kunnen verschillen, afhankelijk van het bedrijf waarvoor ze werken. Hun taken zijn vergelijkbaar met die van een personal assistant. Beide functies vereisen vergelijkbare vaardigheden, waaronder organisatie, computervaardigheden, betrouwbaarheid en uitstekende communicatieve skills. Het verschil is dat persoonlijke assistenten degenen zijn die managers en andere werknemers op lager niveau assisteren, terwijl een executive assistant meestal werkt voor kaderleden en mensen die hoger in het bedrijf staan. Een persoonlijke assistent functie kan een stap zijn naar een executive assistant rol, die vaak een hoger betaalde functie is.
3. Virtuele assistenten
Een virtuele assistent kan op afstand verschillende taken uitvoeren voor bedrijven of bedrijfsleiders. Een virtuele assistent doet veel van dezelfde taken als een Executive Assistant, maar kan ook optreden als personal assistant en bijvoorbeeld persoonlijke boodschappen doen. Veel voorkomende taken van een virtuele assistent zijn:
- Administratieve taken zoals e-mails schrijven, agendaplanning beheren en business trips boeken.
- Persoonlijke taken zoals persoonlijke afspraken vastleggen en inkopen doen.
- Financieel beheer zoals budgetten en uitgaven in de gaten houden.
- Klantenservice taken zoals telefoontjes beantwoorden.
4. Receptiemedewerkers
Receptiemedewerkers of onthaalmedewerkers beheren de receptie van een organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor de administratieve taken, waaronder bezoekers verwelkomen en de telefoon beantwoorden. Een receptionist is vaak de eerste persoon met wie je als klant of bezoeker in contact komt, daarom moeten ze altijd een professionele en vriendelijke eerste indruk maken. Receptiemedewerkers kunnen ook de communicatie beheren door interne agenda's up-to-date te houden en bezoekers te helpen hun bestemming in het kantoorgebouw te bereiken. Andere taken zijn post of zendingen ontvangen, afspraken inplannen voor klanten, receptieruimtes schoonmaken en helpen met andere administratieve taken. Naast hun verschillende administratieve taken moeten receptionisten er ook voor zorgen dat het bedrijf een gastvrije en positieve omgeving is.
5. Operations managers
De belangrijkste taak van een operations manager is om een organisatie zo mogelijk te ondersteunen. Ze zijn verantwoordelijk voor of nemen deel aan HR-taken, zoals onboardingsessies opzetten, aanwervingsprocedures opstellen en nieuw talent aantrekken. Net als veel andere administratieve functies zorgen zij ervoor dat het bedrijf soepel draait door de operationele teams van de verschillende afdelingen te ondersteunen.
Vroeger maakten secretaresses of secretarissen notities tijdens vergaderingen, hielden ze de tijd bij, beheerden ze al het papierwerk en deden ze al het typewerk. Hoewel deze taken nog steeds door secretaresses worden vervuld, is hun rol in het bedrijfsleven aanzienlijk uitgebreid.
Het werk van een administratieve medewerker vereist meer kennis en vaardigheden dan vroeger. Automatisering, innovatieve technologieën en een evoluerende markt hebben ertoe geleid dat administratieve bedienden een groter aantal nieuwe verantwoordelijkheden op zich moeten nemen. Dit maakt hen zeer gespecialiseerde professionals.
De belangrijkste verandering in het beroep van “secretaresse” is dat het een dynamischere functie is geworden dat een scala aan expertise en een hoge flexibiliteit vraagt. Deze vaardigheden zijn essentieel om een doeltreffende en gezonde werkomgeving te creëren die bedrijfsgroei stimuleert.
Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging in de wereld van de administratieve functies? Bekijk onze nieuwste Office vacatures en solliciteer vandaag nog!
Benedicte Mbayi
Content Marketeer Hays Belgium
Een gratis cv template
We hebben een gratis cv template voor jou beschikbaar.
In onze podcast Triangle Talk gaan we in gesprek met bedrijfsleiders, arbeidsmarktexperts en professionals rond trends, valkuilen en uitdagingen op de Belgische arbeidsmarkt.
Volg ons op social media
 |
 |
 |
 |