Est-il possible d’unir une équipe à distance?

Travailler avec des équipes virtuelles et les gérer à distance nécessite une approche différente de celle des équipes avec lesquelles vous êtes en contact direct. 

De nouvelles méthodes et techniques de communication sont nécessaires pour tirer le meilleur parti des uns et des autres tout en améliorant l'organisation et les performances personnelles. 

Si vous n'avez pas une vue d'ensemble de vos employés, cela peut parfois causer des problèmes de communication, de collaboration, d'établissement de relations et de partage des connaissances avec votre équipe. L'idée d'une équipe unifiée à distance semble donc se contredire. Néanmoins, grâce aux étapes suivantes, vous pouvez faire travailler votre équipe à distance et ensemble.  

1. Une stratégie de communication claire 

Pour gérer les travailleurs à distance, il est important d'utiliser les meilleurs outils de communication et de communiquer fréquemment. Des conversations normales et inclusives vous permettent de communiquer des objectifs communs et de déterminer les compétences de vos employés pour atteindre ces objectifs. De cette façon, vous créez un esprit d'équipe plus fort. 

Le courrier électronique peut être un excellent moyen d'envoyer un message, par exemple en partageant des documents, des vidéos et des images avec un grand groupe d'employés. En outre, certains de vos employés peuvent travailler dans un fuseau horaire différent, de sorte qu'un appel téléphonique à trois heures du matin peut être ennuyeux. 

Pourtant, le fait de n'utiliser le courrier électronique que pour un grand projet peut être dangereux. Par exemple, on peut créer une chaîne de courrier électronique infinie, les gens ne sont pas CCed, les conversations s'égarent et l'objectif commun est perdu. 

La façon de contrer ce phénomène est de programmer régulièrement une conférence téléphonique qui vous permet de passer un appel efficace en temps réel avec un objectif clair. Envoyez un mémo à l'avance et encouragez tout le monde à contribuer à l'appel afin que rien ne se perde. Gardez la conversation ouverte et donnez à chacun la possibilité de s'exprimer et de faire le point. Cela vous permet d'avoir une conversation inclusive où tout le monde est sur la même longueur d'onde et informé. 

2. Limitez les absences 

Essayez d'éviter les absences lors de l'appel, car ces appels sont comme les réunions de groupe. Tout le monde devrait être au courant et pouvoir s'exprimer. C'est la seule façon pour tous les travailleurs à distance de se tenir au courant et de faire partie de l'équipe. 

S'il est difficile de trouver un moment qui convienne à tout le monde, utilisez un logiciel de calendrier automatique pour les e-mails ou utilisez Doodle, par exemple. Lorsque vous planifiez des conférences téléphoniques, gardez à l'esprit certains décalages horaires et enregistrez les appels aussi près que possible des heures de bureau normales. Si cela s'avère difficile pour chaque membre de l'équipe, travaillez par rotation pour vous assurer que le moment idéal est prévu pour chaque employé. 

3. Promouvez l'intracommunication 

Dans un environnement de travail, les membres de l'équipe ont de nombreuses occasions de nouer des relations professionnelles et personnelles entre eux, qu'il s'agisse de partager des idées de travail ou de parler des plans du weekend dans l'ascenseur. Ce type d'interaction spontanée entre les membres de votre personnel peut favoriser les relations de travail et ouvrir des voies de communication liées au travail. De plus, ils peuvent rassembler vos équipes. 

Bien sûr, c'est difficile à faire quand un des membres de votre équipe est à Singapour, par exemple, un autre au Royaume-Uni et six autres en Amérique. Les conférences téléphoniques sont l'occasion d'encourager le dialogue et de nouer des relations. Toutefois, les conférences téléphoniques ne sont pas possibles ou nécessaires dans toutes les situations. 

Maintenez la communication avec un trésor de groupe comme Yammer pour partager les réalisations, poser des questions et communiquer les changements dans notre réseau mondial chaque jour. 

4. Encouragez le partage des connaissances 

Les fuseaux horaires ne sont pas la seule différence entre vos travailleurs à distance. Réfléchissez aux forces et aux compétences de votre équipe et favorisez une culture de partage des connaissances. Ce n'est pas parce que tout le monde est dans une pièce différente qu'un de vos employés ne peut pas créer et partager un webinaire, un podcast ou un pdf sur sa spécialisation. 

De cette façon, votre équipe est unie et encouragée à apprécier la valeur et la fonction de chacun. Cela peut également se faire en faisant publiquement l'éloge des membres de votre équipe, s’il y a lieu. 

5. Soyez attentif 

Lors d'une réunion, vous pouvez lire le langage corporel et les expressions faciales afin d'évaluer l'état d'esprit et d'identifier et de résoudre les éventuels conflits, tensions et problèmes entre les membres de l'équipe. Cela n'est pas possible avec un appel audio, donc prévoyez des sessions de groupe via Skype lorsque c'est possible. 

Un appel vidéo peut réduire le problème, mais la lecture du langage corporel et des expressions faciales reste difficile, surtout si l'on tient compte d'aspects tels que la qualité et l'angle de la caméra. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière aux voix – changements d'intonation, de hauteur ou de tempo – et éliminer tout problème. 

En bref, l'unification d'une équipe à distance nécessite une approche consciente et proactive des obstacles éventuels au sein de votre équipe. Ces obstacles comprennent les fuseaux horaires et les lieux, ce qui peut entraîner un manque de communication et de relations entre les employés. 

En outre, vous devez trouver des solutions technologiques à ces problèmes, comme les appels vidéo, les applications de messages et les calendriers, tout en restant attentif, inclusif et communicatif. De cette façon, vous pouvez réaliser ce qui était autrefois considéré comme impossible – une équipe unifiée à distance.