Un quide pratique pour communiquer au travail

Il existe déjà de nombreuses possibilités de communication, et ce nombre ne fera qu’augmenter. Combien de temps faut-il avant d’utiliser la réalité virtuelle pour parler aux candidats? Chacun de ces moyens a ses propres avantages, c’est pourqoui la plupart des gens en utilisent différents. 

Pourtant, les deux moyens les plus efficaces ont fait leurs preuves depuis longtemps: le téléphone et le courrier électronique. 

L’écart de communication 

Dans de nombreux bureaux, il y aune division entre ceux qui appellent et ceux qui envoient des e-mails. Le côté dans lequel vous vous trouvez dépend de deux facteurs: le secteur dans lequel vous travaillez et si vous êtes né avant ou après 1980. Les millénaires utilisent plus facilement le courrier électronique, tandis que les employés des générations précédentes utilisent souvent des méthodes plus traditionelles (comme le téléphone ou les appels directs). Des études montrent que 35% des employés entre 25 et 34 ans préfèrent le courrier électronique, contre seulement 28% des employés de plus de 55 ans. 

Il est crucial pour le bon fonctionnement de votre entreprise que chacun dans votre équipe apprécie les nuances de chaque moyen de communication, et sache quand lequel est le plus approprié. Ce n’est donc pas noir et blanc. Le téléphone est idéal pour les cas où une touche personnelle est nécessaire, mais le courrier électronique a aussi ses avantages. Se limiter à l’un des deux coûte du temps et de l’argent. 

5 situations dans lesquels un appel téléphonique est le plus approprié 

En appelant quelqu’un au lieu de luis envoyer un e-mail, vous êtes: 

1. Clair(e) 

Le plus grand avantage de parler à quelqu’un au téléphone au lieu d’envoyer un courriel est que vous avez beaucoup plus de chances de comprendre l’autre. Le sarcasme, par exemple, n’est pas idéal dans un e-mail. Il est souvent nécessaire d’entendre l’intonation d’une personne pour déterminer son état d’esprit, et pour y répondre correctement. Si vous souhaitez qu’un client vous dise clairement ce qu’il attend de vous, il est bon de lui téléphoner pour discuter en détail du sujet.  

2. Direct(e) 

Si vous avez besoin d’une réponse urgente, un appel téléphonique est toujours le meilleur choix. C’est le moyen le plus efficace de résoudre les problèmes au lieu de les laisser perdurer, comme peut se passer avec les courriels. L’inconvénient est que les réponses immédiates ne sont pas toujours les plus réfléchies. C’est pourquoi il est intelligent d’utiliser le téléphone pour une réponse immédiate à de petits problèmes.  

3. Confidentiel(le) 

Un bon moment pour utiliser le téléphone est lorsque vous voulez discuter d’une idée ou d’un sujet de manière informelle et/ou non officielle. Par exemple: lorsque vous voulez parler de chiffres qui n’ont pas encore été établis ou dont vous ne voulez pas qu’ils soient cités textuellement, lorsque vous spéculez sur les performances de l’entreprise ou lorsque vous discutez du salaire ou des perspectives de carrière d’un employé. 

L’utilisation du téléphone à cette fin peut dépendre de votre profession; cependant, pour certains secteurs, elle est indispensable. Les employés ne veulent parfois pas que leur supérieur sache qu’ils sont à la recherche d’un nouvel emploi, c’est pourquoi les appels téléphoniques sont souvent un meilleur choix pour rechercher de nouvelles options de carrière. 

4. Courant(e) 

Il est beaucoup plus facile de discuter d’un document avec quelqu’un par téléphone que par courrier électronique. Le fait d’appeler quelqu’un lui permet de remarquer ou de clarifier constamment les choses, tandis que le courrier électronique peut provoquer des allers-retours incessants. Un appel téléphonique, par exemple, est utile lorsque vous voulez discuter d’un contrat important avec un client.  

5. Personnel(le) 

Appeler quelqu’un est certainement la meilleure façon de vous présenter, à moins bien sûr que vous ne souhaitiez le rencontrer directement. La touche personnelle d’un appel téléphonique augmente également le taux de réponse: 8,21% répondent un message par téléphone, contre 0,03% par e-mail, selon des études. Cela est également important pour les personnes qui veulent envoyer un message sincère et authentique, au lieu d’un message qui pourrait se retrouver dans la boîte à spams. 

5 situations dans lesquels un courriel est plus approprié 

En envoyant un courriel au lieu d’appeler, vous êtes: 

1. Non-invasif(ve) 

Ce n’est pas toujours le bon moment pour appeler les autres, car cela pourrait interrompre leur emploi du temps chargé. À moins que vous n’acceptiez de téléphoner à l’avance, un courriel est le meilleur moyen d’envoyer ou de recevoir des affaires non urgentes. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de communiquer avec des clients et des collègues du monde entier, qui ne sont probablement pas impatients de recevoir un appel sur les performances de vente à trois heures du matin. 

2. Universel(le) 

On peut répondre aux courriels dans le train, aux toilettes ou dans un restaurant bruyant. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer quoi que ce soit pour les envoyer ou les recevoir, ce qui est un gros avantage maintenant que beaucoup d’entre nous sont considérés comme étant disponibles en permanence. Par exemple, un client ou un candidat n’apprécierait pas de recevoir un appel téléphonique concernant de nouvelles possibilités de carrière en travaillant. 

3. Compréhensif(ve) 

Si vous voulez une réponse complète et réfléchie (peut-être avec des puces), un e-mail est le meilleur choix. Vous souhaitez un retour d’information sur une feuille de calcul ou un agenda détaillé? On ne reçoit presque jamais cela au téléphone. 65% d’entre nous apprennent visuellement, donc lorsqu’on aborde des problèmes complexes, il est toujours bon de les présenter de manière structurée. 

4. Enregistré(e) 

Contrairement aux appels téléphoniques, les courriels sont enregistrés jusqu’à ce que vous les supprimiez. Ainsi, en quelques clics, vous pouvez retrouver les appels précédents, ce qui n’est possible que par téléphone avec une mémoire surnaturelle. Utilisez toujours les courriels pour discuter des chiffres, surtout s’il y a un signe euro devant ces chiffres. 

5. Facil(e) à interpreter 

Le dernier avantage du courrier électronique est que, indépendamment de la langue ou de l'élocution d'une personne, indépendamment de ce qui est dit, vous pouvez interpréter ce qui est écrit. Cela vaut également si vous avez une connexion téléphonique défectueuse! Le courrier électronique est donc également idéal si vous souhaitez communiquer avec des personnes dont la langue maternelle n'est pas le français. 

Appliquer ces avantages 

Avant de contacter quelqu'un, posez-vous quelques questions pour déterminer le moyen de communication approprié:

• Qui contactez-vous? 
• Pourquoi contactez-vous cette personne? 
• Comment est son agenda? 
• Quel pourrait être son état d'esprit? 
• Quelle relation entretenez-vous avec cette personne? 
• De quoi avez-vous besoin? 

Posez-vous ces questions et reliez ensuite vos réponses aux avantages ci-dessus. Par exemple: 

Q: Avez-vous l'intention de contacter un client potentiel avec un agenda chargé? 
R: Un appel téléphonique est préférable (parce que c'est personnel), mais attendez peut-être jusqu'à ce que cette personne ait un moment de libre. 

Q: Avez-vous l'intention de contacter quelqu'un à l'autre bout du monde à propos d'un problème qui n'a pas encore été résolu? 
R: Un courriel est préférable (parce qu'il est non invasif, universel et enregistré), sauf si vous voulez enregistrer un appel vidéo. 

La bonne choix 

Il est préférable d'appeler quelqu'un pour favoriser les relations, tandis que les courriels sont plus pratiques. Pourtant, nous ne devons pas toujours choisir ce qui nous convient le mieux!

Au lieu d'essayer de gagner du temps, vous pouvez aussi vous concentrer sur l'établissement de relations et l'obtention de résultats concrets. C'est pourquoi il est bon de prendre d'abord le téléphone, puis d'envoyer un e-mail.